Revisionssicherer Workflow bei Sony Austria dank SAPERION
ECM-Lösung schafft mehr Freiraum für Projektarbeit und Kundenbetreuung
Sony Austria setzt bei seinem Workflow im Backoffice auf die Enterprise Content Management-Lösung des Berliner ECM-Experten SAPERION und des Partners AMMONIT aus Wien. Unter anderem wird diese bei der Reisekosten-Genehmigung und -Archivierung der Belege, der Lieferschein-Archivierung, der Information der Außendienstmitarbeiter sowie der Genehmigung von Investitionen eingesetzt. Durch den Einsatz des neuen Systems haben sich die Durchlaufzeiten interner Geschäftsabläufe stark verkürzt, da die einzelnen Geschäftsfälle viel rascher bearbeitet werden können. Im Ergebnis haben die Mitarbeiter mehr Zeit für Projektarbeit und die Betreuung von Kunden.
Ausschlaggebend für den Erfolg von Sony sind neben seiner hochwertigen Produktpalette unter anderem ein professionelles Marken-Management sowie eine umfassende Kundenbetreuung. Damit all das so effizient wie möglich abläuft, setzt der Global Player aus dem Bereich Unterhaltungselektronik auf einen reibungslosen Workflow im Backoffice mit Hilfe der von der AMMONIT EDV Consulting GmbH (www.ammonit.at) implementierten SAPERION Software. „Die Workflow-Komponente wird von allen Mitarbeitern genutzt, die in den jeweiligen Arbeitsablauf eingebunden sind“, erläutert Norbert Gutmann, Leiter der IT-Abteilung bei Sony Austria. „Saperion wird bei uns genau so oft eingesetzt wie SAP oder die komplette Microsoft Office-Umgebung.“
Die Investitions-Genehmigung beispielsweise läuft elektronisch über vorgefertigte Formulare in SAPERION ab. Die Dokumente werden automatisch an alle befassten Abteilungen weitergeleitet. „Wenn ich beispielsweise neue Hardware für die IT benötige, stelle ich einen Investitionsantrag, dieser bekommt eine Identifikationsnummer zugewiesen und geht weiter ins Controlling, wo die Budgetüberprüfung erfolgt. Dann wird der Investitionsantrag an den Finanzchef geschickt, der ihn genehmigt und an die IT-Abteilung retourniert, damit die Bestellung getätigt werden kann“, schildert Gutmann den Ablauf. „Gegenüber dem zuvor praktizierten Verfahren auf Papier via Hauspost sind wir jetzt viel effizienter und sparen sehr viel Zeit und Geld. Da der Investitionsantrag auch mit Anmerkungen versehen werden kann, wie beispielsweise mit dem Vermerk ,dringend‘, lässt sich nun jederzeit die Historie des Dokuments nachvollziehen. Die Beteiligten können dann sehen, wo es länger liegen geblieben ist. “
Rudolf Gessinger, CEO von SAPERION, führt aus: „Die Software integriert sich flexibel in vorhandene IT-Strukturen und ermöglicht das elektronische Erfassen, Verteilen, Verwalten, Archivieren und gezielte Auffinden von Informationen. Die Applikationen können außerdem länderübergreifend genutzt werden. Dies ist für international agierende Unternehmen wie Sony Austria enorm wichtig, da hierdurch auch andere Gesellschaften wie zum Beispiel Sony in der Schweiz, in die Genehmigungsprozesse eingebunden werden können.“
