Was ist Records Management?

Der Begriff Records Management stammt aus der englisch-sprachigen Welt und entspricht dem deutschen „Schriftgutmanagement“. Records Management ist eine vorwiegend organisatorische Aufgabe zur Sicherstellung der Einhaltung von Richtlinien zur Aufbewahrung als auch Vernichtung von jedweden geschäftlichen Informationen (Records).

Dabei sind sowohl papiergebundene Objekte als auch elektronische zu berücksichtigen. Elektronische Formate reichen von unstrukturierten Dokumenten, die auf einer Festplatte abgelegt sind, über E-Mails bis hin zu einer Datenzeile in einer Datenbanktabelle.

Die wichtigste Eigenschaft eines Records ist seine Unveränderbarkeit während seiner Aufbewahrung und Nutzung, ab dem Zeitpunkt seiner Erstellung oder Erfassung bis zur Vernichtung oder der Übergabe an andere Systeme wie z.B. Staatsarchive.

Richtlinien vergeben Unternehmen individuell

Die Richtlinien, welche Dokumente und Informationen bis wann mindestens aufzubewahren oder bis wann spätestens zu vernichten sind, geben sich die Unternehmen individuell auf der Basis von internen und externen Bestimmungen wie Verträgen, Gesetzen und Vorschriften.

Die Richtlinien unterscheiden sich in den einzelnen Ländern, aber auch in den unterschiedlichen Branchen.

Hinzu kommen die Regeln für den Zugriff auf die Daten zur Sicherstellung, dass sensible Daten nur von den jeweils zuständigen Mitarbeitern einer Firma eingesehen werden können.

Über eine feste Dauer datensicher (auch revisionssicher) aufzubewahren sind z.B. papiergebundene Dokumente, als auch E-Mails mit geschäfts- oder steuerrelevanten Informationen wie Angebote, Aufträge, Verträge, Rechnungen oder Lieferscheine. Objekte, die vernichtet werden müssen, unterliegen Datenschutzbestimmungen, sprich, sind meist personenbezogen wie z.B. Bewerbungsunterlagen, Mitarbeitergesprächsprotokolle oder Versicherungsunterlagen.

Records Management und Compliance

Records Management ist damit eine Aufgabe im Kontext von Compliance (die Einhaltung von Regularien) und gewinnt besonders vor dem Hintergrund vermehrter Pressemitteilungen über kritische Verletzungen von Geschäftsregeln und Datenschutzbestimmungen zunehmend an Bedeutung.

Records Management ist eine fortdauernde Tätigkeit für Unternehmen. Einerseits ändern sich Vorschriften, andererseits werden neue Anwendungen eingeführt oder Technologien ausgetauscht. D.h. die internen Prozesse sind den jeweiligen Änderungen in Hinsicht auf die Schriftgutverwaltung anzupassen.

Technische Details

Im Standard bietet SAPERION eine Vielzahl an Funktionen des Dokumentenmanagements von der revisionssicheren (datensicheren) Ablage, über die Sicherstellung der Anzeige nur für berechtigte Personen, bis hin zum gesicherten Löschen inklusive einer Papierkorbfunktion an.

Mit der Option Records Management werden diese mit den im Folgenden beschriebenen Funktionen abgerundet.

• Policy Management durch Records Manager
• SAP-Archivierung über den ArchiveLink
• Einordnung der Dokumenten-Lebenszyklen in Fixed und Event-based Retention
• Nachträgliche Terminanpassungen und –änderungen
• eDiscovery und Löschsperrung im Falle eines Rechtsstreits
• Wiederherstellung oder gesichertes, manuelles Löschen über die Papierkorbfunktion
• Automatisierte Löschung und Vernichtung
• Audit-Trail mittels Eintrag in Protokolltabellen
• Verwaltung auch von papierbasierenden Dokumenten
• Verwaltung von Records in Fremdsystemen
• Unterstützung vielfältiger Plattformen