Archivlösung von codia bei der Stadt Hildesheim übernimmt Dokumente aus allen Fachverfahren
Mit ihrem neuen Archiv "codia Steuern und Abgaben" auf Basis von SAPERION hat die Stadt Hildesheim alle Dokumente im Bereich Steuern und Abgaben künftig fest im Griff. Das Besondere an der Lösung: Umstandslos begleitet sie den Wechsel vom bisherigen Finanzfachverfahren MPS zu der Lösung von H&H, die ab dem 01.01.2007 eingesetzt wird. Archivdokumente aus dem Finanzverfahren F5 und MPS wurden in das Archiv übernommen. Dadurch sind später sowohl die F5-, die MPS- als auch die H&H-Dokumente über H&H zugreifbar. Implementiert wurde außerdem die Aktenplan-Lösung von codia.
Die Archivintegration in das neu angeschaffte Finanzverfahren H&H ermöglicht der Stadt Hildesheim eine Übernahme der Steuerbescheide nach SAPERION. Über den DMS-Connector werden Dokumente aus H&H automatisch verschlagwortet und archiviert. Elektronische Dokumente werden aus Word/Excel über die SAPERION Office-Integration archiviert und den Akten zugeordnet. Die Archivierung der Papierdokumente erfolgt teils lokal, teils an einem zentralen Scanarbeitsplatz, künftig über die Scananwendung von H&H. Für E-Mails ist die Archivierung über die Lotus Notes-Integration vorgesehen. Werner Koza vom Steuer- und Abgabenamt der Stadt Hildesheim: "Alle Dokumente des Steuerarchivs halten wir damit in Form elektronischer Akten.
Zusätzlich zu den Dokumenten führen wir einen so genannten Aktendeckel mit Metainformationen wie Kassenzeichen, Name oder Straße. Über einen eindeutigen Schlüssel sind Dokumente und Aktendeckel miteinander verbunden." Zur Verwaltung ihrer Dokumente in Akten hat die Stadt Hildesheim zudem die Lösung "codia Aktenplan" eingeführt. Neue Schriftstücke lassen sich damit direkt aus der Akte heraus erzeugen, wobei automatisch die geeignete Officeanwendung gestartet und das Aktenzeichen sowie der Absender an diese übergeben werden. Fertige Schriftstücke werden automatisch indiziert und im Aktenplan als TIFF sowie ggf. zusätzlich als Anwendung gespeichert. Der Aktenplan besteht aus zwei Bereichen: einer hierarchischen Ansicht einerseits und einer Maske zur eingrenzenden Suche auf der anderen Seite.