SAPERION in der RDW Treuhand AG - Modernes Dokumentenmanagement im Treuhandbüro
Die RDW Treuhand AG erarbeitet für ihre Kunden kreative, maßgeschneiderte und praxisnahe Lösungsansätze, um nachhaltigen Erfolg zu erzielen.Gegründet 2004 in Basel als klassisches Treuhandbüro mit heute sechs Mitarbeitern, familiengeführt und somit langjährig konstanten Ansprechpartnern für die aktuell etwa 300 Kunden.
Die digitale Ablage, Verwaltung und Bearbeitung aller Kundenunterlagen als Dateien auf dem PC ist im Treuhandbüro nicht selbstverständlich. Oft existieren traditionelle Ablagesysteme, teilweise ergänzt durch eigene elektronische Lösungen.
Dies war auch die Situation in der Basler RDW Treuhand AG. Ein Papierarchiv in Ordnern, die Nutzung von Archivschränken wurde durch eine systematische Ablage elektronischer Dokumente in einer eigenen Ordnerstruktur ergänzt. Dabei war genau geregelt, wie ein Dateiname systematisch aufgebaut werden musste und in welchem Ordner mit welchem systematischen Namen jedes neue Dokument zu speichern war. Dieses System bewährte sich, solange die Dokumentenanzahl überschaubar blieb. Mit steigender Menge wurde die Suche nach einzelnen Dokumenten trotz der internen Konventionen für die elektronische Speicherung immer aufwendiger. Zunehmend schwieriger wurde es, alle Dokumente zu einem Vorgang zu finden. Bereits zu diesem Zeitpunkt wurden durchgängig alle neuen Dokumenteeingescannt.
Mitte 2007 fiel der Entscheid, die Verwaltung der inzwischen etwa 20.000 Dokumente komplett über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu realisieren. Vorangegangen war eine aufwendige Evaluation der angebotenen Programme auf der Grundlage eines Pflichtenhefts.
Den besten Eindruck hinterließ die ECM-Lösung von SAPERION. Der deutsche Hersteller ist mit einer Niederlassung in Zürich und einer Reihe spezialisierter Partner in der ganzen Schweiz vertreten.
Zwischen Juni 2007 und April 2008 entwickelte RDW die Struktur, in der die Dokumente in das ECM aufzunehmen sind. Gleichzeitig wurden die 20.000 bereits elektronisch vorhandenen Dokumente mit den Schlagworten versehen, unter denen sie künftig gefunden werden sollen. Seit Juni 2008 nutzen die sechs Mitarbeiter die neue Software vollumfänglich. Alle alten Dokumente sind dort enthalten und schnell zu finden. Das Archiv umfasst damit bereits zwischen 60.000 und 80.000 Datensätze, die alle einzeln indiziert sind und damit schnell auch über eine Volltextsuche gefunden werden. Neue Dokumente werden sofort aufgenommen, alle E-Mails archiviert und dem jeweiligen Kunden und Vorgang zugeordnet. Ende August soll auch der Web-Zugang für alle Kunden mit allen Funktionen freigegeben werden. Damit können alle aktuell etwa 300 Mandanten direkt Dokumente in ihren Bereich des Archivs einstellen. Diese Dokumente sind als „extern" gekennzeichnet und können von RDW sofort bearbeitet werden. Es braucht dazu weder einen Papierausdruck noch einen Postversand. Sowohl RDW als auch der Mandant spart so Zeit und Geld.
Den kompletten Referenzbericht können Sie hier als PDF-Datei herunterladen.