Hessenwasser GmbH & Co. KG

Das Aufkommen von Eingangsrechnungen ist deutlich angestiegen, wohingegen das Personal in der Kreditorenbuchhaltung stetig reduziert wurde. Täglich erhält Hessenwasser 200 Rechnungen, davon sind ca. 80 Prozent mit Bestellbezug. Bis Ende 2005 wurden die Rechnungen ausschließlich in Papierform bearbeitet und manuell in SAP R/3 erfaßt. Die Folge war ein hoher Grad an Einzelfallbearbeitungen.

Hessenwasser GmbH & Co. KG

Die Ausgangslage

Bei Hessenwasser ist das Aufkommen von Eingangsrechnungen in den letzten Jahren deutlich angestiegen, wohingegen das Personal in der Kreditorenbuchhaltung stetig reduziert wurde. Täglich erhält Hessenwasser 200 Rechnungen, davon sind ca. 80 Prozent mit Bestellbezug. Bis Ende 2005 wurden die Rechnungen ausschließlich in Papierform bearbeitet und manuell in SAP R/3 erfaßt. Die Folge war ein hoher Grad an Einzelfallbearbeitungen, der sich schnell als ineffizient erwies. Die Rechnungen wurden auf herkömmliche Art in Ordnern abgelegt und im Papierarchiv im Keller eingelagert.

Die Zielsetzung

Gemeinsam mit den Beratern von Unilog Avinci restrukturierte Hessenwasser seinen bestehenden Rechnungseingangsprozess anhand moderner Technologien. Hauptziel war die Standardisierung, Automatisierung sowie die Verbesserung der Qualität und Transparenz des gesamten Prozesses. Weiterhin erforderte die dezentrale Unternehmensstruktur von Hessenwasser, dass alle Anwender auch ohne SAP-Anbindung in der Lage sein sollen, Rechnungen freizugeben, den Wareneingang zu bestätigen und ggf. die Kontierung zu ändern.

Die Rechnungsdokumente selbst sollen zentral und direkt nach dem Posteingang im digitalen Archiv verfügbar sein.

Lösung und Umsetzung

Am Anfang des neuen Rechnungseingangsprozesses werden sämtliche Rechnungen in der Buchhaltung digitalisiert. Anschließend werden die relevanten Daten im Hintergrund ausgelesen und mit den Stamm- und Bewegungsdaten abgeglichen. Danach werden die ermittelten Daten in der Kreditorenbuchhaltung geprüft und ggf. korrigiert.

Hessenwasser GmbH & Co. KG

HERAUSFORDERUNG

• Hauptziel: Standardisierung, Automatisierung sowie die Verbesserung der Qualität und Transparenz des gesamten Prozesses
• Anwender sollen auch ohne SAP-Anbindung Rechnungen freigeben, den Wareneingang bestätigen und ggf. die Kontierung ändern können
• Die Rechnungsdokumente selbst sollen zentral und direkt nach dem Posteingang im digitalen Archiv verfügbar sein

LÖSUNG

• Rechnungen werden in der Buchhaltung digitalisiert
• SAP Business Workflow zur Rechnungsprüfung und -freigabe gestartet
• Übergabe der prüfungsrelevanten Daten an das SAPERION DMS

Hessenwasser GmbH & Co. KG

Verwendete Saperion-Produkte

• SAPERION Suite for SAP Solutions Erweitern Sie Ihr SAP um wichtige Funktionalitäten
• SAPERION ECM Edition Mit SAPERION läuft alles wie am Schnürchen
• SAPERION Inbound Suite Optimierte Posteingangsverarbeitung mit SAPERION

Verwendete Lösungen

• Integrationen Bereichern Sie Ihre IT-Landschaft

Hessenwasser GmbH & Co. KG

• Laufwege zwischen den Abteilungen entfallen
• Liquiditätsplanung mit höherer Aussagekraft
• Schnellerer Durchlauf: Skontoabzüge besser ausnutzbar
• effizientere und transparentere Arbeitsabläufe

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